Por Pato Robledo
La comunicación tanto en las empresas como a nivel personal sigue siendo algo tan común y coloquial que difícilmente nos detenemos a revisarla, evaluarla y mucho menos a practicarla como cualquier otra actividad o disciplina en la que queremos mejorar. Pareciera mentira, pero son pocas las veces que el líder de un equipo prepara su discurso en una junta de planeación o, por lo contrario, es igual de complicado que un subordinado se prepare para presentar los resultados a sus jefes o a su equipo. Mi apreciación es de manera general, es decir, existen casos (los menos) en donde sí hay mucha preparación, práctica, revisión, ensayos, etc. pero en la mayoría no es así.
Por otro lado, para aquellos que si se prepararon con la información, datos duros, el discurso, apoyos visuales, etc., ya llevan gran parte del camino recorrido, sin embargo, no es suficiente y definitivamente no es lo más importante. No me mal entiendan, no lo dejen de hacer, pero hay algunos puntos muy relevantes que deben de tomar en cuenta antes de su reunión. A continuación, les comparto 5 puntos que les ayudarán a realmente tener una voz activa, de impacto, que sea escuchada y genere valor.
- Entender el contexto. – Siempre hay que saber en dónde se está parado y con quién. Saber identificar tu rol dentro de cada situación y grupo de interacción es fundamental para que sintonices tu expectativa de la reunión/conversación, así como la de los demás. Habrá situaciones en las que seas quien dirige la conversación, otras en las que debas complementar, algunas en las que sólo debas escuchar y talvez algunas en donde debas hacer de todo un poco. Identifica bien tu rol con antelación y aprende de tus experiencias pasadas para que cada vez sea mejor.
- Sé visionario. – Nuestras actividades del día a día nos absorben y evitan que veamos más allá. Un líder visionario se vuelve estratega y su enfoque no sólo es de su actividad o área en particular sino de cómo impacta a toda la organización. Sé ese visionario que une las áreas y presenta nuevas ideas a través de recomendaciones que ayuden a tomar mejores decisiones para toda la organización. Ten una voz activa y de valor.
- Cultiva relaciones estratégicas. – La vida da demasiadas vueltas y algunas veces estarás arriba y otras abajo. Sin importar en donde estés, cuida, fomenta y cultiva tus relaciones. Una de las mejores maneras de construir tu pensamiento estratégico es fortaleciendo tus relaciones de manera intencional con objetivos específicos en mente. La idea es que sean relaciones genuinas en donde prevalezca la premisa ganar – ganar ya que, de lo contrario, eventualmente no funcionará. Es fácil perder enfoque y darle poco valor a cultivar relaciones nuevas y sobre todo diversas, cuando uno ya tiene un gran camino recorrido, sin embargo, mientras más abras tus relaciones, obtendrás más y mejores perspectivas que te ayudarán a fortalecer tu punto de vista, así como tu voz activa y de impacto.
- Enfoque en soluciones no problemas. – Siempre lo más fácil será señalar e indicar todo lo que está mal. Para eso, no es necesario ser experto o tener un amplio pensamiento estratégico. Lo verdaderamente importante de ser un estratega es traer a la mesa soluciones. Es difícil tener la solución de todo, pero puedes empezar analizando el problema y haciendo lluvia de ideas de posibles soluciones que no caigan en lo obvio. Incluso si no encuentras la respuesta perfecta, esta práctica y enfoque te ayudarán a obtener mejores soluciones. El simple hecho de tener un enfoque abierto y positivo hará que tu voz sea más fuerte y la percepción de tu entorno / equipo sea más favorable a recibir tus ideas, mejorando así la comunicación en general.
- Mantener la calma ante la presión. – Existen muchas situaciones complicadas y estresantes en donde es fácil perder la calma como juntas de consejo, presentación ante un cliente nuevo, retroalimentación de desempeño, etc. El secreto en mantener la calma y fortalecer tu voz activa es el apegarse a hechos, datos duros e información contundente vs emociones. Esto se lee mucho más fácil de lo que en realidad es, pero es completamente manejable si estás bien preparado, conoces tu tema y, sobre todo, te das un respiro antes de reaccionar en lugar de actuar.
Para muestra, basta un botón. Hagan memoria de la última junta (presencial o en línea) que tuvieron con su equipo. Probablemente sí hubo alguna presentación detrás ya sea PowerPoint o algún Excel o algo que llevaba el hilo conductual de la reunión, aunque estoy seguro de que eso no fue suficiente. Entre muletillas, dudas, redundancias, interrupciones, opiniones fuera de contexto, desconocimiento, demasiadas vueltas o mejor dicho “mucho choro”, se pierde la oportunidad de tener una comunicación efectiva, además de perder tiempo productivo muy valioso que, al paso de cada junta, deja de ser sólo unos minutos y se convierten en horas y hasta días.
