Por Fer Landa
Como profesionales de la comunicación o encargados de departamentos afines, a menudo nos encontramos con la famosa petición de nuestros directivos, clientes o colegas de realizar una conferencia de prensa, con la intención de dar a conocer algún hecho que consideran tan relevante, como para citar a los corresponsales de los medios.
Cuando llega esta petición es importante evaluar si realmente es necesario realizar una rueda de prensa. No me malinterpretes, las conferencias de prensa son grandes armas, pero no es la única herramienta existente y se sobreexplota su ejecución. Hemos sido testigos de ruedas de prensa catastróficas que pudieron tener un mejor resultado si se hubiera realizado otro esfuerzo comunicativo. Si se hubiera analizado el mensaje o persuadido a nuestro cliente o CEO sobre cómo manejar mejor los canales de comunicación.
Podemos proponer comunicados, boletines de prensa, entrevistas telefónicas, videos en plataformas digitales, eventos lanzamiento y cuando lo amerite, una rueda de prensa. Aquí ingresa la interrogante ¿Cuándo merece el mensaje hacer una conferencia de prensa?
- Comunicar un mensaje que sea clave, fuerte y de interés para los medios.
Aquí empieza el camino, y puedes comenzar preguntándote ¿el mensaje que vas a transmitir es importante para los medios de comunicación? ¿el mensaje que divulgaremos amerita el tiempo y traslado para los jefes de información? Parecería fácil la pregunta, el problema es que luego creemos que todos nuestros temas son importantes, por eso te invito a que seas analítico y muy objetivo. En ocasiones el tema es importante pero no tiene una fuerza para convocar una rueda de prensa y se puede lograr un gran trabajo de difusión con un excelente boletín de prensa o a través de entrevistas específicas.
- Dar la premisa de un mensaje clave.
Si ya analizaste que tu mensaje es “poderoso” para ejecutar una conferencia, CUÍDALO. Evita salir antes con información que vayas a comunicar, intenta no quemar la nota. Necesitas generar interés para que los corresponsales la cubran. Tu conferencia de prensa tiene el objetivo de dar a conocer tu mensaje, así que prevé en darlo ahí.
- Tener la información completa del mensaje que se quiere transmitir.
Investiga, infórmate y construye el mensaje, para que antes de la conferencia de prensa cuentes con toda la información relevante y la no tan importante que pueda surgir durante la realización de tu presentación. Los discursos y los boletines deben tener información veraz, concreta y completa.
- Tener voceros preparados para poder transmitir el mensaje y contestar preguntas.
Aquí quiero que te detengas, tu vocero o voceros serán los responsables en comunicar la información, así que la preparación previa es indispensable y es de suma importancia que conozcan a profundidad el tema a destapar. Revisa con ellos la orden del día, los tiempos que tienen, los medios confirmados, el perfil de la fuente que cubre la nota, los puntos claves que deben de comunicar, lo que no deben mencionar, prepáralos para disminuir los nervios que surgen enfrente de los medios. Es importante que tus voceros sean honestos, es mejor responder “por el momento no cuento con esa información” a que ideen una respuesta incorrecta.
Los voceros deben tener disponibilidad de tiempo y ganas para contestar preguntas de los compañeros de los medios de comunicación.
- Contar con una base de datos de medios que cubra la nota.
Necesitas tener una base de datos de los medios y conocer las fuentes adecuadas que cubrirán tu nota. Si no cuentas con ella es importante la investigación y la relación pública para que puedas acceder a esta información. Envía la invitación con las generales del tema, con nombres de los voceros y toma en cuenta el tiempo para que los jefes de información lo puedan programar en sus actividades. Realiza las confirmaciones para que tengas perspectiva de la cantidad de personas que asistirán y revisa que el espacio que tienes preparado sea adecuado para el aforo de personas. En México normalmente no asisten el 30% de los confirmados.
- Contar con una sede adecuada para realizar una conferencia de prensa.
Es importante facilitar la gran labor de los medios de comunicación. Elige una sede que sea de fácil acceso, que cuente con estacionamiento o con facilidad al transporte público. Los medios necesitan espacio para tiros de cámara y para tomar fotografías precisan iluminación.
El audio es fundamental así que revisa los micrófonos y las bocinas, estás servirán para que los reporteros coloquen sus grabadoras. Evita que sean lugares donde el audio se contamine con sonidos externos. El formato del presídium puede cambiar debido al contexto del mensaje, pero no olvides en tener visible el nombre y cargo de tus voceros.
- Cuidar no competir con otros lanzamientos o conferencias donde los medios cubran la misma fuente.
Investiga que la fecha y hora de tu conferencia de prensa no compita con otro lanzamiento. Pasa que los jefes de información programan la cobertura de la nota por relevancia, así que, si compites ese mismo día con una nota de tu sector, industria, fuente, puede que no cuentes con la asistencia esperada.
Aquí lo importante es el “timming”, así que mueve tus relaciones para que programes una fecha que sea ideal para tu mensaje.
- Generar un boletín de prensa para él envió y entrega.
Elabora un boletín de tu mensaje que responda de forma concreta ¿Qué?, ¿Quién?, ¿Cómo?, ¿Cuándo?, ¿Dónde?, ¿Por qué? ¿Para qué? y ¿Para quién? No mayor en extensión a una cuartilla.
Dicho boletín se entrega en la conferencia de prensa, se envía de manera electrónica a los que fueron y no fueron, incluyendo las fotografías y/o videos de la rueda. Además de agradecer la asistencia a los reporteros, jefes de información y editores.
La pandemia nos ha ayudado a construir nuevas maneras de comunicarnos, las ruedas de prensa virtual son herramientas que funcionan cuando se cuenta con un audio e imagen impecable, a través de proveeduría competente en el tema.
Sé lo difícil que puede ser persuadir a un CEO, cliente, o compañero de trabajo. Todos los mensajes son diferentes, analiza y comparte lo que sería adecuado para comunicar de mejor manera y así llegar a tus grupos de interés. Por lo pronto aquí te dejo esta pequeña lista para ayudarte a generar tu análisis.
Es una gran responsabilidad comunicar de manera asertiva así que apóyate en los profesionales de las RRPP para orientación personalizada.
