El misterio de un buen comunicado de prensa: 7 puntos para lograr cautivar a los medios.

Por Pato Robledo

Hoy en día los medios de comunicación están saturados de tanta información entre boletines, invitaciones, notas, etc. y para su mala suerte, una gran parte de los comunicados que reciben son largos, aburridos, fuera de contexto y en muchos casos irrelevantes para ellos. Esto los obliga a ser muy selectivos de la información que realmente les genera valor, tanto a ellos como a sus diferentes públicos.

Una vez entendiendo este proceso tan tedioso y complicado para los medios, lo primero que debes hacer es reconocer lo importante que es transmitir tu mensaje con la fuerza y el poder de tus palabras para que efectivamente llegue de manera clara, precisa y contundente. Es por esto que se vuelve fundamental contar con una estrategia de comunicación y relaciones públicas, tanto de fondo como de forma, que te permita contar tu historia, sea cual sea tu público, tu industria o tu idea.

La mayoría de nosotros, al estar inmersos en nuestro negocio, empresa, evento o sea lo que sea a lo que nos dediquemos; consideramos que cualquier cosa que hagamos es de gran relevancia y todo el mundo lo debe saber, cuando no necesariamente es así. Sin embargo, hay situaciones que definitivamente deben ser comunicadas y compartidas para tener un mayor alcance y qué mejor, si se logra de una manera orgánica, aunque desafortunadamente no siempre es así.

Les comparto estos breves consejos para que la siguiente vez que su agencia de comunicación y relaciones públicas les presente un comunicado de prensa para su aprobación, sepan de qué manera pueden tener mejores resultados.

1. El título debe ser corto, preciso y sin rodeos.
2. Debes de soportar el título con máximo 3 puntos importantes a destacar. Cada uno no deberá ser mayor a una oración.
   1. Una vez que logras captar la atención de los medios, lograrás que lean el resto del documento. Si tu título y tus puntos no pasan la prueba de fuego, lamento decirte que tu boletín, será enviado directo a la basura.
3. Tú primer párrafo debe explicar de manera más detallada lo que has descrito en tu título y puntos clave, es importante iniciar con el lugar, así como con la fecha del comunicado. El segundo párrafo puede ahondar un poco más en los mensajes clave, pero ninguno de los dos debe ser excesivo ni enredado. (Ponte en el lugar de los medios, lo que menos quieren es “choro” o “paja”.) En resumen, debes de responder las preguntas básicas de ¿qué?, ¿cómo?, ¿cuándo?, ¿dónde? y ¿por qué? en los casos que aplique.
4. Se vuelve fundamental contar con alguna cita (debe ser algo interesante y relevante con el tema) de una persona con gran peso, importante y que definitivamente le agregue valor al comunicado.
   1. Este párrafo no se trata de llenar por llenar. Se trata de realmente aprovecharlo para que le proporciones aún más contenido o como se le dice coloquialmente más “carnita” a los medios.
5. El último párrafo debe ayudar a los medios a darles un poco más de información y hacerles el trabajo más fácil, presentando datos duros, hechos, estadísticas, estudios, referencias, o algo en particular que además de permitir cerrar bien tu comunicado, les despierte el interés en poder investigar más al respecto y ligarlo con sus otras fuentes o sectores que cubren. En algunos casos, dependiendo del objetivo, pudiera incluirse un call to action en caso de ser necesario.
6. Hasta el final del documento hay un párrafo que se le conoce como el boiler plate, el cual tiene la finalidad de explicar brevemente, de manera general, sobre la empresa u organización de la que se está hablando.
7. Por último, no olvides poner los datos de contacto para que los medios puedan acercarse con la persona indicada a resolver dudas, pedir más información o cualquier otro tema relacionado con el comunicado.

Todo el comunicado no debe ser mayor a una cuartilla. Créeme, si tú consideras que toda la información que tienes es sumamente importante y que la debes incluir, no es así y sólo estarás logrando que no te lean.

En conclusión, te recomiendo estructurar bien tus comunicados y tener muy claro el punto a comunicar para no mezclar, ya que cada noticia o acontecimiento debe tener su propio espacio. Si sigues estos puntos básicos y te asesoras por un profesional en comunicación y relaciones públicas, te puedo garantizar que tendrás un buen boletín siempre y cuando sea dirigido de la manera correcta al medio adecuado.